On sait tous que la caisse est un outil indispensable au bon fonctionnement d’un commerce. N’importe quelle entreprise qui exerce une activité de commerce de détail a besoin de matériel pour encaisser ses ventes*. En complément de cela, un logiciel de caisse permet d’automatiser certaines tâches. Au-delà de faciliter la gestion, il aide au développement du point de vente en un clin d’œil.
Un peu d’Histoire
Jadis, les caisses à touches offraient aux commerçants un système simple et basique dont la seule fonction était de calculer la monnaie à rendre aux clients. Il y eut ensuite l’arrivée du tiroir à bruit de clochettes qui était une sorte d’alerte anti-vol pour le patron. Puis, les commerçants ont commencé à utiliser les rouleaux de papier pour écrire le détail des opérations, ce qui limitait un peu le nombre de réclamations des clients. En 1902, un deuxième compteur a été ajouté pour conserver toutes les transactions effectuées.
Quatre années plus tard, la caisse a été alimentée par un moteur électrique qui permettait ainsi d’imprimer des tickets de caisse. Le lecteur de codes-barres a, quant à lui, été inventé en 1974. C’est cette même année que la première caisse à microprocesseur embarqué est apparue. Il suffisait au caissier d’indiquer la quantité du produit préenregistré et le montant avec les taxes était automatisé. Autant vous dire que pour l’époque c’était une vraie révolution dans le monde du commerce !
New techs
Depuis, la caisse toute simple a évolué et est maintenant représentée sur un ordinateur (avec ou sans écran tactile) par l’intermédiaire du logiciel. En plus de ses fonctionnalités basiques, la caisse informatisée permet aux commerçants de gérer la vie de leur point de vente :
- Avoir un aperçu du catalogue de produits,
- Accepter divers moyens de paiement,
- Imprimer les factures
- Proposer un programme de fidélisation aux clients,
- Recevoir un rapport d’activité quotidien
- Générer des statistiques et tableaux de bord,
- Gérer les stocks de la boutique et les données de la clientèle,
- Gérer les commandes des fournisseurs
Ses fonctionnalités s’adaptent aux différents secteurs d’activité et peuvent même parfois offrir aux commerçants un logiciel personnalisé pour leur boutique.
Les avantages d’un logiciel de caisse
L’acquisition d’un logiciel de caisse n’est pas obligatoire, mais son utilisation n’est pas négligeable en raison de l’automatisation des nombreuses tâches. Il traite les opérations bien plus rapidement que s’il fallait le faire manuellement et offre un gain de temps non négligeable.
Contrairement à l’ancienne pratique manuelle, il permet aussi de diminuer les erreurs.
Intégré à une caisse tactile, le logiciel de caisse fluidifie et rend plus rapide le passage du client en caisse. Il assure aussi la protection du paiement des clients et leur propose tous les modes de paiement.
A l’aide du logiciel de caisse, diverses statistiques de la boutique sont accessibles et faciliteront la gestion du commerce. Le logiciel permettra également d’améliorer les performances du point de vente.
Point légal : l’article 88 de la loi des finances
Depuis le 1er Janvier 2018, l’article 88 de la loi n°2015-1785 oblige tous les commerçants, soumis à la TVA, de s’équiper d’un logiciel (ou d’un système) de caisse informatisé, sécurisé et certifié.
Qu’est-ce qu’un logiciel certifié ?
Un logiciel de caisse certifié doit répondre aux conditions de sécurisation, d’inaltérabilité, de conservation et d’archivage de données précisées dans le BOI-TVA-DECLA-30-10-30. Les conditions sont attestées par un certificat délivré par un organisme tiers ou par une attestation délivrée par l’éditeur lui-même.
Est-ce que le logiciel de caisse doit obligatoirement être certifié NF525 ?
PAS DU TOUT ! On vous explique.
La norme NF525 (aussi appelée « NF logiciel de gestion d’encaissement ») permet d’approuver la qualité des produits, le maintien de la conformité, la prise en compte et le respect des nouvelles obligations. Cependant, comme on vous l’a dit plus haut, l’article 88 de la loi n°2015-1785 demande simplement que le commerçant soumis à la TVA et s’adressant à un public B2C s’équipe d’un logiciel ou système de caisse certifié. Vous pouvez donc vous tourner vers un logiciel auto-certifié par son éditeur, en veillant bien à ce qu’il vous remette la fameuse attestation.
A savoir : dans le cas d’un logiciel multifonctions (gestion/facturation/caisse/comptabilité) c’est seulement la fonctionnalité de caisse qui est soumise à l’obligation de certification, et non l’ensemble du logiciel.
*Et pour se procurer du matériel de caisse sans tracas, on opte pour la location
Auteur : Audrey A.
