Etant une entreprise de services, nos clients ont quasiment les mêmes ventes sur leur facture tous les mois. Cela nécessitait tout de même un processus de facturation long et contraignant.
En se référant à un tableur qui recensait les ventes à facturer, il fallait :
S’il y avait une erreur de copier-glisser malencontreux dans le tableur, ou si on lisait la colonne de Mai en faisant la facturation de Juin, une nouvelle vérification s’imposait parce que les tarifs n’étaient plus corrects.
En moyenne, on mettait 3 heures à faire la facturation.
Il fallait donc trouver un moyen de simplifier le processus, réduire les erreurs, gagner du temps et de la sérénité.
La solution ? La facturation par abonnement.
C’était un peu le rêve de Julien qui se chargeait de la facturation avant l’arrivée des assistantes 😊
Mais pourquoi avoir attendu autant ?
La vérité c’est que cette idée géniale avait germé dans l’esprit de Julien dès le début. Parfois, les meilleures idées sont là. Mais elles attendent simplement que nous ayons le courage de nous lancer et les mettre en action. Il y avait toujours autre chose à faire, d’autres projets, d’autres développements pour les clients, donc on n’avait pas suffisamment de temps à y consacrer. Puis on a fini par se dire que « Si on fait un logiciel pour faciliter la vie de nos clients, il peut servir à faciliter notre quotidien à nous aussi. Finalement, nous faisons aussi partie des utilisateurs de nos solutions. »
Alors enfin, la gestion des abonnements est arrivée.
Et voilà notre nouveau processus : dans l’onglet Abonnement de la fiche client, on enregistre la date de début de l’abonnement et les lignes de vente de son abonnement. S’il y a une modification (remise, ajout de postes, passage d’un logiciel à un autre, etc.) on peut, à tout moment, ajouter la ligne de vente avec la date de début et de fin qui correspondent.
Maintenant la facturation c’est :
Ce temps gagné nous a permis de nous concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée, de la stratégie, de l’amélioration d’organisation interne… Et c’est exactement ce que l’on recherche via nos logiciels : permettre aux gérants de se concentrer sur l’essentiel.
En créant notre système d’abonnements, on a finalement développé une solution qui dépasse largement notre propre usage. Ce qui nous a permis de gagner en sérénité et en efficacité peut tout à fait être transposable à d’autres métiers, d’autres structures, d’autres organisations. On a tous un ou des clients en compte qui passent une commande récurrente, on a tous un service que l’on pourrait proposer en abonnement.
La gestion par abonnement n’est pas seulement un confort interne : c’est une véritable opportunité pour tous ceux qui souhaitent professionnaliser leur gestion, réduire les erreurs.
Plus d’informations sur nos logiciels et fonctionnalités : https://assistance.willow.fr/
« Dans le monde des affaires, chaque minute compte, et grâce à la facturation automatisée, ces précieuses minutes sont récupérées. »
